Att skriva protokoll

Protokollet är det dokument som säger vad som beslutats på ett möte. Det finns två olika typer av protokoll, dels beslutsprotokoll och dels diskussionsprotokoll. I ett beslutsprotokoll står i princip bara vilka beslut som är tagna. Diskussionsprotokollet beskriver också hur diskussionen förts.

Den vanligaste och enklaste typen av protokoll är beslutsprotokollet, och det är det vi kommer att beskriva här. Men det har blivit vanligare i beslutsprotokoll att det finns en kort skriftlig redovisning av punktens innehåll, vilket underlättar om någon vill läsa protokoll långt i efterhand.
Följande uppgifter ska alltid vara med i protokollet:

  1. föreningens namn
  2. typen av möte (styrelsemöte, årsmöte etc)
  3. tid och plats för mötet
  4. vilka som var närvarande
  5. vem som valdes till justerare
  6. vad som beslutades

 

Första och sista paragrafen

Dessa paragrafer innehåller inga beslut, utan talar endast om att sammanträdet öppnats respektive avslutats. Vad som hände i början och slutet kan också redovisas i dessa paragrafer, t ex

§ 1
Mötets öppnande
X , ordförande för föreningen, hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. Mötet inleddes med ett föredrag av X som varit följeslagare i Palestina.

§ 9
Mötet avslutas

Ordförande avslutade mötet och tackade alla deltagare. Mötet avslutades med middag på vegetariska matcaféet.

En normal paragraf

Protokollet delas in i paragrafer som följer föredragningslistan. För att göra protokollet mer lättläst kan man inleda varje paragraf med en kort beskrivning av vad punkten innehöll.

 §7 Uppstart av verksamhet för ensamkommande barn
En förfrågan från det uppstartade boendet för ensamkommande barn har inkommit. De vill gärna att vi startar en social aktivitet en gång i veckan på boendet.

Mötet beslutade

att …

Beslut i protokollet

Det är viktigt att formuleringen av besluten blir exakt. Har du som sekreterare inte uppfattat beslutet ordentligt får du be ordförande upprepa beslutet.

==== Mötet beslutade ====Att X tar kontakt med boendet för ett första möte inom en månad. Återkoppling sker på efterföljande styrelsemöte.Att X utses som rekryteringsansvarig av frivilliga och tar kontakt med konsulenterna för hjälp med detta.

Efter rapporter bör också följa ett beslut, till exempel att styrelsen lagt rapporten till handlingarna.
§ 6 Rapporter och inkomna skrivelser

a) Rapport från X som varit på nätverksträff på Nätverket för ensamkommande flyktingbarn

Mötet beslutade

att lägga rapporten till handlingarna

Protokollsutdrag

Ibland behöver ni bevisa att föreningen tagit ett visst beslut, till exempel om ni ska söka pengar för att starta verksamhet. Då behöver ni inte skicka med hela protokollet med alla andra beslut, utan det räcker att sända över ett protokollsutdrag.

Bästa sättet att meddela en person om ett beslut som hen berörs av är att sända över ett protokollsutdrag.

Följande bör vara med:

  1. rubriken: Protokollsutdrag
  2. hela ingressen (typ av möte, namnen på de närvarande, plats och tid)
  3. paragrafen med beslut angående val av justerare
  4. den eller de paragrafer som utdraget gäller
  5. undertecknandet och justeringen
  6. de paragrafer eller delar av paragrafer som utelämnats markeras med en streckad linje

 

Firmatecknare

När ni ska göra ett protokollsutdrag för att posten eller banken ska veta vem som tecknar föreningens firma kan ni använda er av någon av följande tre formuleringar i paragrafen om firmateckning:

§ X Val av firmatecknare

A Om bara kassören får teckna firman:

Mötet beslutade

att bemyndiga kassören Carl Cederholm att teckna föreningens firma

B Om kassören och ordföranden får teckna firman tillsammans, d v s båda måste skriva under

Mötet beslutade

att bemyndiga ordföranden Frances Fiorelli och kassören Carl Cederholm att i förening teckna föreningens firma

C Om kassören och ordföranden får teckna var och en för sig.

Mötet beslutade

att bemyndiga ordföranden Frances Fiorelli och kassören Carl Cederholm att var för sig teckna föreningens firma
Ni kan också för tydlighetens skull skriva ut vad firmatecknaren får lov att göra, t ex

”göra uttag från kontonr XX XX XX-X i Nordea upp till 5 000 kr, göra uttag från föreningens postgironr XX XX XX-X upp till 5 000 kr, ingå ekonomiska avtal för föreningens räkning upp till 5 000 kr” osv.

Vill du veta mer om firmateckning, gå till kapitlet om Föreningsekonomi i denna handbok så hittar du riktlinjer för detta.