Utlägg, fakturor, rekvisitioner och handkassa

Utlägg
Ett utlägg är när en frivillig lägger ut egna pengar för något som används inom någon av föreningens verksamheter eller aktiviteter. Det kan vara fika till ett möte, material till en aktivitet eller en resa till en utbildning.

Beroende på i vilket sammanhang den frivillige har gjort ett utlägg så står föreningen för kostnaden (godkänns av föreningens firmatecknare) eller så står Röda Korsets Ungdomsförbund för det nationellt (blankett skickas till ansvarig personal).

Det är en förutsättning att utlägget går i linje med föreningens/organisationens policys för att en ska få ersättning för sina utlägg. Det som gäller vid godkännande av utlägg är att:

  • Den som vill ha ersättning för utlägget fyller i en utläggsblankett (se utläggsblanketter)
  • Originalkvitton (där inköpsställe, datum för inköp, inköpt vara/tjänst samt belopp framgår, det vill säga ej kortslip) bifogas, endast dessa kvitton är giltig för att få ersättning
  • Kvitton som skickas in får vara max 2 månader gamla. (Detta gäller på nationell nivå, föreningsstyrelsen kan besluta om vad som ska gälla lokalt)

Utbetalning sker genom överföring via bank- eller plusgiro till personkontot som angetts på utläggsblanketten.

Fakturor
Fakturor kan användas när två föreningar till exempel anordnar ett projekt eller ett evenemang tillsammans, och vill dela på kostnaderna.

Använd isåfall vår mall för faktura.

Viktigt att tänka på:

  • Fakturan måste numreras. Den första fakturan som ni skickar ut i början av året numreras med nummer 1, nästa med nr 2 och så vidare
  • På en faktura ska det alltid finnas med vem som skickar fakturan, till vem den skickas, fakturanummer (se mallen), datum, bankgiro eller plusgiro, när den senast ska vara betald (ex. 30 dagar) och vad fakturan avser
  • Ta en kopia på fakturan och förvara i er ekonomipärm, skicka originalet till den som ska faktureras

När fakturan är betald får ni reda på det genom en insättningsuppgift av banken.

  • Kontrollera fakturanumret och skriv på kopian i pärmen att fakturan blivit betald. Skriv även dit dagens datum och skriv under med ditt namn
  • Bokför sedan insättningsuppgiften

Rekvisitioner
En rekvisition gör att ni kan gå och handla i en speciell affär utan att ha kontanter eller betalkort med er. Ni har istället ett papper där det står att en viss person får lov att handla för föreningen i den affären. Affären får alla nödvändiga uppgifter på rekvisitionen och skickar sedan en faktura till föreningen på beloppet. Kontrollera i förhand att affären accepterar rekvisitioner och förbered den som ska gå och handla på att kunna legitimera sig. Det finns en mall på hur en rekvisition kan se u bland bilagorna.

Handkassa
Alla föreningar inom Röda Korsets Ungdomsförbund rekommenderas att förvara sina pengar på ett bankkonto istället för att ha handkassor med kontanter. Det är bättre att använda faktura, rekvisition eller utlägg (se enskilda avsnitt om dessa) än att ha lösa kontanter när det är möjligt.

Ibland kan det dock finnas behov av att en handkassa (kontanter) betalas ut till en verksamhet eller person. Tänk då på att handkassan måste återredovisas inom två månader. Anledningen till att handkassa inte rekommenderas är att det är lätt hänt att allt inte stämmer vid återredovisningen och då blir det problem med bokföringen.

Styrelsen beslutar om handkassa ska användas. Följ i sådana fall våra riktlinjer för handkassa, Mall för utkvittering och Mall för återredovisning.