Verksamhetsplaneringens olika delar

 Målgrupp

Målgruppen i en verksamhet är vilka personer eller vilken grupp av personer ni vänder er till. Vilken målgruppen är beror helt på vilket problem vi vill lösa. Vill ni till exempel göra Umeå till en Fair Trade City är det kanske ett antal politiker i kommunfullmäktige som är er målgrupp, medan det för en Kompisgrupp är ungdomar på ett visst boende för ensamkommande som är målgruppen.

Syfte och mål

I verksamhetsplaneringen är det viktigaste att lägga ordentligt med tid på att fundera kring syfte och mål. Vad är det övergripande syftet med verksamheten? Vilket problem är det vi vill lösa? Vilka mål har vi med vår verksamhet, vad är det vi vill uppnå? Ett vanligt misstag är att direkt börja planera aktiviteter. Aktiviteter är inte samma sak som syftet eller målet med verksamheten utan ett medel ni väljer för att uppnå syftet och målen.
En modell för att formulera bra mål är att de ska vara SMARTa.

Specifika – det vill säga vi talar om vad vi ska göra men också vad vi inte ska göra

Mätbara – så att det går att utvärdera dem i slutändan

Accepterade – det vill säga vi i verksamhetsgruppen är överens om vad målen innebär och menar samma sak

Realistiska – det är vanligt att gapa över för mycket, vi kan inte alltid lösa hela problemet

Tidsbestämt – det ska vara avgränsat i tiden när målet ska vara genomfört

Metod

Att ta fram en metod för verksamheten eller styrelsearbetet innebär att ni funderar på vilket tillvägagångssätt som är bäst för att kunna uppfylla det syfte och de mål ni har satt upp. Metoden består alltså av olika typer av aktiviteter som ni tänker genomföra i er verksamhetsgrupp.

 Och kom ihåg uppföljning och utvärdering

Det är alltid bra att följa upp och utvärdera verksamheter och projekt för att se hur väl mål och syfte har blivit uppfyllda. I utvärderingen kan ni fundera kring om det var rätt aktiviteter ni valde, och om ni har bidragit till att lösa de problem ni föresatt oss att lösa och ni kan planera ännu bättre nästa gång. Var medveten om att det alltid händer saker på vägen som gör att ni måste förändra i er planering. Kanske måste ni senarelägga delar av projektet. Kanske blev en kostnad mycket dyrare än beräknat. Bidragsgivare är olika toleranta. Kontakta alltid bidragsgivaren när något händer på vägen, och se om det går att lösa. Det är bra att från början planera in ordentligt med tid för uppföljning och utvärdering.