Roller i styrelsen

Inom en styrelse finns det olika roller utgör denna. Rekommendationen är att en styrelse ska bestå av minst fem personer, varav en ordförande, en kassör och övriga ledamöter. För kännedom är det enligt stadgarna minsta antalet inom en styrelse tre stycken men det är ingen rekommendation eftersom det är alldeles för sårbart. Här nedan kan du läsa om vad de olika rollerna inom styrelsen innebär, samt exempel på vilka ansvarsområden som en styrelse kan inneha.

Ordförande

  • Ordföranden är den ytterst ansvariga i föreningen och den som leder styrelsearbetet, samordnar föreningens övergripande arbete och ansvarar tillsammans med styrelsen att all verksamhet bedrivs enligt Röda Korsets Ungdomsförbunds grundprinciper, stadgar, policys och riktlinjer.
  • Ordförande ansvarar för att tillsammans med styrelsen skapa visioner, mål och strategier för sin förening, och att planering, budgetering och uppföljning görs och rapporteras på rätt sätt.
  • Ordförande är ofta den som representerar föreningen, talar i föreningens namn, och ansvarar för kontakten till tex kansliet, press eller andra externa personer.
  • En bra ordförande skall inte göra allt arbete själv utan snarare ta initiativ kring att samordna, delegera och leda arbetet framåt. Hens uppgift är istället att fördela arbetsuppgifter mellan de övriga styrelseledamöterna och se till att alla tillsammans är med och utvecklar och stöttar föreningen. På det sättet blir styrelsearbetet mycket roligare eftersom alla deltar i arbetet. Det är viktigt att en skiljer mellan föreningsordförande och mötesordförande. En mötesordförande är en person som leder ett visst möte och skall helst inte ha någon koppling till styrelsen om mötet är ett årsmöte.

Vice ordförande

  • Stöd till ordförande.
  • Ska vid ordförandens frånvaro fullgöra ovanstående uppgifter på initiativ från ordförande.
  • Kan ha särskilt ansvar för olika ovanstående- eller övriga delar.

Kassör

  • Kassören är styrelsens ekonom men med det sagt inte på egen hand ansvarig för föreningens ekonomi. Det är styrelsen i sin helhet som är ytterst ansvarig för föreningens ekonomi, men kassören har särskild koll på händelser som rör ekonomin och har som uppdrag att fokusera på de ekonomiska delarna och ha ett extra fokus vad gäller kontroll och dokumentering inom området.
  • Kassören ansvarar för att föreningens ekonomi sköts enligt uppsatta regler och enligt de rutiner som tagits fram av styrelsen, och håller ordförande och styrelse informerade om den ekonomiska situationen, om budgeten följs och/eller om det har uppstår plötsliga avvikelser/händelser. En bra rutin är att kassören löpande på styrelsemöte rapporterar om- samt informerar om det ekonomiska läget och lyfter eventuella frågor och tankar inom området till styrelsen så alla i styrelsen får kontinuerlig insikt.
  • Under året är det kassören som ansvarar för att utföra kontinuerliga ekonomiska rutiner, såsom att betala räkningar, hantera utlägg och kvitton, sköta löpande bokföring och så vidare.
  • Tillsammans med ordförande ansvarar kassören att ta fram ett budgetförslag, och att hålla kontakten med verksamheterna så att de får löpande information om rutiner och hur mycket pengar de har att röra sig med.
  • Inför årsmötet gör kassören ett bokslut och ser till att revisorn får in de redovisningar som behövs.

Sekreterare

  • Inom en styrelse kan det utses en sekreterare som har ett extra ansvar för protokoll samt vidare underlag inom föreningen så att dessa hanteras och förvaras. Det är inget måste att utse en sekreterare men det är dock ett måste att utse en sekreterare på varje styrelsemöte som genomförs. Så antingen kan denna rollen vara roterande inom styrelsen och därmed delar alla på uppdraget och utser i samband med möten en sekreterare. Eller också så kan styrelsen välja en ledamot som har rollen som sekreterare.
  • Sekreterarens uppgift är att vara föreningens minne, genom att bland annat protokollföra alla beslut som styrelsen tar.
  • Sekreteraren skriver mötesprotokoll, skickar sedan ut protokollet till ledamöterna efter mötet och ser till att de blir underskrivet av rätt personer. Mallar för protokoll finns här.
  • Agerar ett administrativt stöd till ordförande genom att hjälpa hen att förbereda möten med olika möteshandlingar, sammanställa verksamhetsberättelse och texter som utgör annan typ av redovisning.

Nedan följer några exempel på vad övriga ledamöter kan ha ansvar för

Ledamöter kan fylla en rad viktiga uppgifter i en styrelse. Antalet ledamöter och deras roller beror mycket på föreningens behov. Föreningen avgör själv på föreningsårsmötet- med stöd av valberedningens förslag- hur många ledamöter som passar inom styrelsen samt beslutar om antalet på mötet. På det konstituerande styrelsemötet beslutas om interna roller inom styrelsen. Läs mer om föreningsårsmötet i kapitel 15. Föreningsårsmöte.

  • Medlemsansvarig – Ha regelbunden koll på antal medlemmar, uppdaterade kontaktuppgifter till medlemmar samt kontinuerlig kontakt med medlemmar. Den medlemsansvarige ser till att det anordnas medlemsträffar/event där medlemmarna får träffas och umgås och fokuserar på medlemsvård, vilket det går att läsa mer om i kapitel 11. Värva och vård medlemmar. En ansvarar även för rekryteringsinsatser och ser till att alla medlemmar känner sig välkomna till lokalföreningen.
  • Verksamhetsansvarig – har huvudansvar för kontakten mellan styrelsen och verksamheterna och informerar styrelsen om läget inom verksamheterna- samt informerar verksamheterna i sin tur vad som sker inom styrelsen. Främja en god samverkan genom att buda in verksamhetsledare till styrelsemöten och för en öppen och transparent dialog sinsemellan.
  • Fondansökningar – en speciellt avsatt post (vid behov) som ansvarar för att hålla sig uppdaterad kring relevanta fonder, skicka ansökningar, göra återrapportering samt hålla kontakt med verksamheter som i sin tur hanterar fondsökningar. Läs mer i kapitel 9. Söka pengar för ytterligare stöd.
  • Utbildningssamordnare – har samordnande ansvar för utbildningar i föreningen. Kommunicerar med verksamhetsledarna och övriga i föreningen gällande behov av utbildningar samt kring vad som erbjuds nationellt. Ha ett vakande öga i kalendern regelbundet och därmed koll på vad för nationella utbildningar som erbjuds och när.
  • PR och Marknadsföring– ta fram och beställa hem informationsmaterial för spridning lokalt. Kontakt med eventuella företag för sponsring och rabatter vid evenemang eller kampanjer, tryck, mm. Ansvara för uppdatering av informationsmaterial om föreningens verksamheter. Anordna events för att sprida kunskap om föreningens verksamheter.
  • Kommunikation – kontinuerlig uppdatering med relevant information på hemsidan, uppdatera sociala medier, ta fram affischer eller annat material för tex rekrytering. Tillsammans med medlemsansvarig jobba med medlemsvärvarkampanjer.
  • Skolsamarbeten – kontakt med skolor vid samarbeten, föreläsningar, workshops, bokbord, temadagar, mm.