Mail

Varje förening har en officiell mailadress enligt upplägget rkuf.ort@redcross.se.

Vem ansvarar för föreningens mailkonto?

Det är styrelsen i respektive lokalförening som hanterar, administrerar och svarar på mail. Efter ett föreningsårsmöte bör styrelsen komma överens om vilka rutiner som ska gälla, då det är av största vikt att de som kontaktar föreningen får ett svar. I vissa föreningar vidarebefordras mailen till alla ledamöter och den ledamot som ser mailet först svarar. I andra föreningar har styrelsen utsett en eller ett par personer som ansvarar särskilt för mailen. Vad som funkar bäst är svårt att säga – det viktiga är att styrelsen har bra rutiner för att hålla koll och svara på mailen.

 

Hur fungerar mailen?

Mailportalen delar Röda Korsets Ungdomsförbund tillsammans med Svenska Röda Korset. Av säkerhetsskäl behöver lösenordet ändras var 45:e dag. Såhär fungerar mailen:

Logga in via denna adress: http://webmail.redcross.se
Ställ in vidarebefordringar: En särskild guide finns för detta, se bilagan Vidarebefordra mail till flera personer.
Ändra lösenord: När 45 dagar gått kommer ett formulär dyka upp när du försöker logga in på mailen. Skriv då in tidigare lösenord samt nytt lösenord och godkänn. Lösenordet är då bytt och detta behöver du meddela till resten av styrelsen. Om du vill byta lösenord självmant finns det en guide, se bilagan Ändra lösenord för redcross-mail.
Uppdatera säkerhetsadress: Varje föreningsmail har en säkerhetsadress som används för utskick av nytt lösenord vid begäran. Säkerhetsmailen kan även komma att användas som alternativ kommunikationsväg av Röda Korsets IT-avdelning, om de behöver komma i kontakt med föreningen ifall det uppstått problem med mailen. Om den person som äger nuvarande säkerhetsmail avgår från styrelsen behöver säkerhetsmailen bytas. Säkerhetsmailen ändrar du genom att logga in via denna sida: http://aka.ms/ssprsetup
Vid glömt lösenord: Om du vet att det är din mailadress som föreningen uppgett som säkerhetsadress kan du prova att återställa mailen. Klicka på ”Kan du inte komma åt ditt konto?” på inloggningssidan och följ anvisningarna. Det går också bra att maila till servicedesk@redcross.se och be om ett nytt lösenord.

Problem med att logga in på mailen?
Problem med inloggning kan uppstå om du i samma webbläsare (t.ex. Internet Explorer, Chrome) är inloggad med ett privat konto (t.ex. @hotmail, @gmail etc.). Om du får problem kan du alltså testa logga ut från din privata mail eller testa logga in via en annan webbläsare. Har du fortsatt problem kan du maila till servicedesk@redcross.se och be om hjälp.

 

Vad är bra att tänka på när det gäller kommunikation via mail?

Autosvar
Om ni i styrelsen vet att ni inte kommer hinna kolla mailen dagligen kan ni skriva ett automatiskt svar. Då räcker det med ”Tack för ditt mail! Vi svarar dig så snart vi kan” eller liknande. Vet ni att det kommer vara svårt att hinna svara på mail under en längre period, till exempel sommartid, kan det vara bra att skriva vilket datum personen kan förvänta sig ett svar från er. Ställ in autosvar genom att logga in, klicka på kugghjulet högst upp till höger och välj ”Autosvarsmeddelande”.

Vem svarar på mailen?
Bestäm rutiner för vem som ska svara på mailen. Även om ni utsett en ledamot som är ansvarig för att hålla koll på mailen, så kan det vara bra att dela uppgiften att svara på dem. Under vissa perioder kan det inkomma många mail och då är det bra att hjälpas åt.

Hur fördelar styrelsen uppdrag som kommer in via mail?
Bestäm rutiner för hur ni ska dela på uppdrag som kommer in via mail. Av erfarenhet kan det lätt bli att den som kollar mailen automatiskt tar på sig ansvaret att utföra uppgifterna. Se till att ni har ett bra system för detta så att arbetet blir rättvist fördelat.

 

Kan föreningen skaffa redcross-adresser till verksamheter?

Varje redcross-adress kostar och Röda Korsets Ungdomsförbund har ett begränsat antal licenser. Därför kan en lokalförening tyvärr inte skaffa fler redcross-adresser till exempelvis sina verksamheter. Om verksamheter har ett behov av att ha en gemensam mail rekommenderas det istället att skaffa gmail-konto eller liknande.