Vad måste göras efter ett föreningsårsmöte?

Hålla ert konstituerande styrelsemöte
Under detta möte konstitueras styrelsen, vilket innebär att posterna inom styrelsen fördelas mellan de valda ledamöterna. Ordförande och kassör väljs direkt av mötet, men ansvarsfördelningen mellan de andra ledamöterna fördelas under det konstituerande styrelsemötet. Här väljs också firmatecknare, något som är viktigt att protokollföra. Mall på dagordning och protokoll finns bland bilagorna i kapitel 14. Årsmöten.

Uppdatera firmatecknare på banken
När ni hållit ert konstituerande styrelsemöte och alla inblandade skrivit under protokollet är det viktigt att ni kontaktar er bank och får firmatecknaren uppdaterad. Oftast kräver banken protokoll på detta. Hör med just er bank om vilka dokument och regler de har för byte av firmatecknare.

Uppdatera styrelsens kontaktuppgifter i Redy
Redy är Svenska Röda Korsets och Röda Korsets Ungdomsförbunds centrala medlemsregister. Det är viktigt att ni uppdatera styrelsens uppgifter i Redy efter varje föreningsårsmöte. Genom Redy får ni centrala utskick och då är det viktigt att det finns korrekt information att hämta där. I kapitlet om Redy (LÄNKA kap. 10.4) går det att läsa om hur en uppdatera och får tillgång till Redy.

Informera föreningens frivilliga och medlemmar
Informera verksamhetsledare och frivilliga om att ni är den nya styrelsen. Tala om vilka ansvarsområden ni har så att de lätt kan kontakta er, kanske skicka med en bild på styrelsen? Skicka också ut information till föreningens medlemmar, varför inte passa på att samtidigt berätta om era planer för året för att eventuellt engagera fler till att bli aktiva! Kom även ihåg att uppdatera kontaktuppgifterna på er lokala hemsida på rkuf.se (LÄNKA kap 13.2)

Överlämning från den gamla styrelsen
Överlämning från den avgående styrelsen till den nya styrelsen är väldigt viktigt. Detta för att se till att den nya styrelsen får viktig kunskap om vad som hänt under tidigare år, hur ekonomin ser ut och vad som är planerat för kommande år. Ta hjälp av föreningens egna rutindokument och verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och bokslut. En bra överlämning hjälper er att få kontinuitet i lokalföreningens arbete. Se till att få kontaktuppgifter till verksamhetsgrupper och andra nyckelpersoner så att er kommunikation med de olika verksamhetsgrupperna kan fortsätta utan uppehåll. Det kan även finnas vissa lösenord med mera som kan vara bra att få överlämnat. Läs mer om överlämning på (LÄNKA kap. 4.3)

Skicka in en kopia av protokollet till personalen
Senast tre veckor efter mötet!

Skicka dokument till förbundsstyrelsen
Förbundsstyrelsen vill ha kopior av underskrivet årsmötesprotokoll, underskriven verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse senast den 15 april. Dokumenten är avgörande för om organisationen kan få finansiering för verksamhet eller inte. Det är därför mycket viktigt att ni planerar in tid för att göra detta.