Inför och under föreningsårsmötet

Inför föreningsårsmötet

  • Bestämma ett datum, tid och plats för årsmötet
  • Dela upp ansvaret för de olika delarna i förberedelserna. Vem/vilka ska skriva handlingar? Vem bokar lokal? Vem skickar kallelsen? Ska ni ha någon aktivitet i samband med mötet (se 14.2)? Vem tar fram en lista på alla medlemmar, det vill säga de som ska få en kallelse och som får rösta på mötet?
  • Inför föreningsårsmötet får föreningen adresslappar till alla medlemmar skickat till sig. Adresslapparna kan ni sätta på ett kuvert för att skicka ut kallelser. Det går bra att skicka kallelse på mail men de som inte uppgett mail måste kallas via brev. Adresslapparna kommer till den person och adress som finns registrerat i Redy (länka Redy-kapitlet)
  • Gå igenom exempel på kallelse, exempel på dagordning föreningsårsmöte och instruktionerna för verksamhetsberättelse. De finns bland bilagorna i kapitel 14.
  • Fundera på vem som ska vara mötesordförande och mötessekreterare. Vanligt är att er kontaktperson från förbundsstyrelsen agerar mötesordförande och er kontaktperson i personalen mötessekreterare. Viktigt att kontakta dessa personer innan själva föreningsårsmötet. Skicka gärna dokumentet ”Tips till mötesordförande” till hen, för att möjliggöra ett förberett och inkluderande möte.
  • Kontakta valberedningen och meddela datumet för årsmötet och när deras förslag ska vara klart så det kan skickas ut som del i handlingarna
  • Se till att verksamhetsberättelse(länka kap. 14), bokslut (länka kap 9)och verksamhetsplan (länka kap 7) blir färdiga och skicka dem i god tid till de som ska ha dem
  • Ta kontakt med era revisorer i god tid. De måste få tillgång till mötesprotokoll från det gångna året och bokföring i god tid för att kunna granska ert arbete

Viktiga deadlines inför föreningsårsmötet

I slutet av december kommer ni att få ett mail från personalen med information om hur många medlemmar och rörelsemedlemmar ni har haft under året. Det är mycket viktigt att ni endast använder dessa siffror i er verksamhetsberättelse, så att de stämmer överens med de siffror den nationella nivån redovisar till olika bidragsgivare. I mailet får ni även information om hur många ombud ni ska välja till riksårsmötet.

Senast 3 veckor innan föreningsårsmötet så ska..

 

  • Verksamhetsberättelse vara underskriven av samtliga styrelseledamöter för det gångna året. Tips är att fixa detta i december/tidigt i januari då många försvinner när ny termin börjar
  • Bokslut, dvs balans- och resultaträkning vara klar
  • … Kallelse med dagordning skickas ut  till:
    Alla medlemmar i föreningen (kontaktuppgifter finner ni i REDY – länka till kap. 10.4)
    Valberedningen
    Förbundsstyrelsen
    Er närmsta Röda Kors-krets
    Era revisorer
    Kontaktperson i personalen

Tips! Nämn i kallelsen att en kan hitta alla handlingar på er hemsida senast en vecka innan årsmötet, så behöver ni inte skicka ut ett till mail/brev.

Senast 2 veckor innan föreningsårsmötet så ska motioner och propositioner ha kommit in till styrelsen

Senast 1 vecka innan föreningsårsmötet ska handlingarna finnas tillgängliga för alla medlemmar, exempelvis på hemsidan. Handlingarna ska innehålla:
Dagordning
Verksamhetsberättelse
Bokslut
Revisorernas revisionsberättelse
Motioner och propositioner
Valberedningens förslag

Under föreningsårsmötet
Endast föreningens medlemmar har rösträtt under föreningsårsmötet. På plats ska det finnas en lista med alla betalande medlemmar, alternativt tillgång till Redy på en dator, för att kunna avgöra vilka som är röstberättigade. Under mötet ska det hållas en kort presentation av verksamhetsberättelsen och bokslutet. Revisorerna ska berätta om sin revision av föreningen, det vill säga läsa revisionsberättelsen, och valberedningen ska ge förslag på förtroendevalda som årsmötet kan välja. Tänk även på att eventuellt välja ersättare så att föreningen slipper kalla till extraårsmöte om revisorn skulle behöva sluta under året. Mötet ska också välja valberedning och ombud (samt ersättare) till riksårsmötet.