Bokföring och utlägg

Bokföring innebär att alla händelser och överföringar som påverkar föreningens ekonomi registreras. För att hålla ordning på föreningens pengar och kunna visa för andra hur dessa används är det viktigt att använda sig av löpande bokföring. Bokföringen är sedan ett underlag för att skapa ett bokslut i slutet av verksamhetsåret.

Föreningen kan välja att använda enkel bokföring eller dubbel bokföring. Enkel bokföring passar små föreningar med få händelser att registrera, och dubbel bokföring passar större föreningar med mycket pengar och som hanterar många händelser. De olika sätten att hantera föreningens ekonomi presenteras nedan.

Viktigt med verifikationsunderlag

Oavsett om föreningen väljer att använda enkel eller dubbel bokföring gäller det att spara underlag för uttag och insättning av pengar. Ett sådant underlag kallas verifikation, och kan vara till exempel en utläggsblankett med kvitton, eller en räkning. Varje verifikation ska numreras utefter den nummerordning det bokförs, och sparas i en pärm. Det är viktigt att alla verifikationer sparas så att den ekonomiska revisorn kan granska bokföringsarbetet i efterhand.

När någon sätter in pengar på föreningens konto (till exempel ett beviljat bidrag) ska det gå att få ut en ”insättningsuppgift” från banken som visar information om insättningen. Be därför gärna fonder, kretsen eller privatpersoner att tydligt markera vem som betalat in och i vilket syfte, så underlättar det i bokföringen. En insättningsuppgift funkar som verifikationsunderlag.

Konto- och verksamhetskoder

För att ha bättre koll på bokföringen finns det olika metoder att göra den tydlig, ett exempel är att använda sig av konto-och verksamhetskoder. Det funkar på både enkel och dubbel bokföring.

En kontokod innebär inte ett separat (bank)konto, utan är en benämning på pengars placering eller användning. Kontokoderna används för att benämna var en händelse registreras i bokföringen. Kontokoder finns förutbestämda och används inom många typer av bokföring. Det vanligaste är att kontona är indelade i kontoklasser. Kontoklass 1 (tillgångar) och kontoklass 2 (skulder och eget kapital) hör till balansräkningen. Kontoklass 3 (intäkter) och kontoklass 4-8 (kostnader) hör till resultaträkningen.

Exempel på kontokoder och rekommenderad kontoplan för föreningar finns som bilaga.

Verksamhetskoder specificerar vilken verksamhet som pengarna används av, och bestäms av styrelsen/kassören i förväg beroende på vilka verksamheter föreningen har. Exempel på verksamhetskoder är läxhjälp, kompisgrupp och styrelse, de kan också skrivas med sifferkoder om en vill.

Användningen av konto-och verksamhetskoder blir förhoppningsvis tydligare när du läst om enkel- och dubbel bokföring och tittat på de tillhörande mallarna.

Enkel bokföring

I enkel bokföringen används en så kallad kassabok med olika kolumner för datum, verifikationsnummer, inkomst/utgift, verksamhetskod och kontokod. Den sista kolumnen visar saldot på kontot efter att händelsen har bokförts, på så sätt går det alltid att stämma av bokföringen mot saldot på föreningens bankkonto.

enkel-bokforing-med-kassabok

Se vidare med exemplet om enkel bokföring.

Dubbel bokföring

Dubbel bokföring passar föreningar med lite större ekonomi, och innebär att varje händelse bokförs på två ställen i bokföringen.

Varje ekonomisk händelse bokförs dels på olika konton (kontokoder) och dels på olika sidor av respektive konto. Varje konto har nämligen en debet-sida och en kredit-sida, och i dubbel bokföring bokförs händelsen på debet-sidan av ett konto och på kredit-sidan av ett annat konto. Skillnaden mellan debet och kredit för varje registrerad händelse ska alltid bli noll. Detta gör metoden självkontrollerande eftersom debetsidan och kreditsidan alltid ska vara lika stora. Se Exempel 3 om hur debet och kredit används, och vidare om dubbel bokföring i Exempel 5.

Dubbel bokföring rekommenderas användas i ett bokföringsprogram. Men det kan hanteras för hand i ett excel/word-dokument , principen är densamma.

dubbel-bokforing

Se vidare med exemplet om dubbel bokföring och användning av debet och kredit.