Rutiner för verksamhet

Det absolut viktigaste för att få en fungerande verksamhet är verksamhetens rutiner och struktur. Vilka rutiner en verksamhet väljer att ha är självklart olika, det beror på vilken typ av verksamhet det är, hur mycket som behövs förberedas och så vidare.

Om ni har nedskrivet hur ni som grupp arbetar, vem som ansvarar för vad och när olika uppgifter ska genomföras kommer ert arbete bli lättare, såväl det löpande som det strategiska. Använd gärna de verksamhetsspecifika riktlinjerna som utgångspunkt när er verksamhet skapar rutiner.

Det bästa sättet att arbeta med rutiner, om ni inte redan har dessa nedtecknade, är att ha ett möte där hela verksamhetsgruppen närvarar. Där kan ni diskutera hur det ser ut idag, till exempel vilka löpande uppgifter finns? Vilka rutiner har vi idag, till exempel kring frånvarorapportering?

Oavsett vilken verksamhet du är verksamhetsledare för finns det vissa uppgifter som alla verksamheter måste utföra. Dessa är:

Verksamhetsplan och ekonomi

Som verksamhetsledare är det ditt ansvar att skriva en verksamhetsplan och en budget, det vill säga en planering för vad er grupp kommer jobba med och vill åstadkomma under året. Denna lämnar du sen in till styrelsen, och föreningsårsmötet godkänner denna. Det finns mallar och instruktioner för hur en verksamhetsplan och budget kan se ut i kapitel 8.

I er verksamhet är det också viktigt att ni har rutiner för ekonomi, det vill säga hur pengarna som finansierar er verksamhet sköts. Vem tar hand om kvitton, hur lämnas de över till lokalföreningens kassör? Vem är ansvarig för att söka pengar, om detta behövs?

(Tips! Läs mer i kapitel 9. Söka pengar)

Kommunikation

Att ni har en fungerande kommunikation inom er verksamhetsgrupp är jätteviktigt för att verksamheten ska fungera. När nya frivilliga introduceras ska det därför vara tydligt hur ni som grupp kommunicerar med varandra, vilka kommunikationskanaler som finns och hur planen för er kommunikation ser ut. Använder ni er av sociala medier när ni kommunicerar? Har ni en facebookgrupp där kommunikationen sköts, eller är det främst via mail?

Hur ofta har ni som verksamhetsgrupp möten? En gång per termin, en gång i månaden eller oftare?

Frånvaro

För att kunna planera verksamheten är det viktigt att ha rutiner för närvaro/frånvaro, det vill säga en rutin för att veta vilka frivilliga som kommer att vara med på aktiviteterna. Här finns det många olika sätt att arbeta på, lägga schema för hela terminen, för en månad framöver eller för varje vecka.

Oavsett hur er grupp väljer att göra är det viktigt att ni har en rutin för detta, så att du som verksamhetsledare ska känna dig trygg i att de frivilliga som sagt att de ska dyka upp gör det. Ett ledord här kan vara ”Varför bedriver vi verksamhet?”  – Jo, det är ju för deltagarna! För att deltagarna ska känna sig trygga och verksamheten välfungerande krävs alltså rutiner för frivilligas närvaro.

Loggbok

Ett bra sätt att kvalitetssäkra er verksamhet, samt att säkerställa kontinuitet är att föra loggbok. Detta innebär att ni efter varje genomförd aktivitet skriver ner lite om hur aktiviteten gått, hur många deltagare som var med och så vidare. Det är också bra i verksamheter där det inte är samma frivilliga varje vecka att kunna läsa i loggboken vad som hände tidigare aktiviteter.

Loggboken är även en stor hjälp för er när ni ska fylla i hel-och halvårsuppföljningarna som vi i personalen skickar ut 2 gånger per år.

Alla rutiner som verksamheten har är bra om ni har nedtecknat i ett dokument. Där ska det också specificeras vem som är ansvarig för vad. Detta är ett bra dokument att använda vid inskolning av nya frivilliga!