Styrelsens ekonomiska ansvar

Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens pengar och ägodelar.

Även om det är främst kassören som jobbar med ekonomifrågor är det viktigt att hela styrelsen sätter sig in i föreningens ekonomi. Till exempel kan ni ta 10 minuter på varje styrelsemöte för att gå igenom ekonomin. Kassören kan då berätta om de senaste utläggen, fakturorna eller räkningarna som ska betalas ut, och berätta hur ni ligger till i förhållande till budgeten.

I styrelsens ekonomiska ansvar ingår det:

  • att följa gällande lagar, regler och stadgar,
  • att ta hand om och fördela föreningens pengar genom att sätta en budget
  • att ansvara för utbetalningar eller uttag från föreningens bankkonto
  • att i samarbete med verksamhetsledare och utefter behov söka pengar från bidragsgivare för att trygga föreningens långsiktiga ekonomi
  • att kunna ge revisorerna handlingar som kan styrka de ekonomiska händelser som skett under året

Firmatecknare

Inom styrelsen ska ni utse en eller flera firmatecknare. Att vara firmatecknare innebär att en kan ingå avtal i föreningens namn (tex ett hyresavtal eller ett bankavtal) och att en har attesträtt (rätt att godkänna utbetalningar och uttag från föreningens bankkonto). Vi rekommenderar er att ha två firmatecknare för att säkerställa att en person inte har ensam tillgång till föreningens pengar. Kassören behöver vara en av firmatecknarna.

Beslut om vem/vilka som ska vara firmatecknare tas på det första styrelsemötet efter årsmötet (det konstituerande styrelsemötet). Beslutet kan ändras under året genom att styrelsen protokollför ett nytt beslut. En firmatecknare kan inte vara under 16 år eftersom hen då inte har juridisk rätt att ingå avtal. Banker kräver att firmatecknare är över 18 år. Vid nyval av en firmatecknare ska en kopia på protokollet som styrker det valet lämnas till banken.

En firmatecknare har rätt att attestera i föreningens namn.

Attestera innebär att en:

  • Granskar, godkänner och kan betala ut fakturor, ersättning och eventuella handkassor
  • Granskar och godkänner avtal
  • Kan göra uttag/betalningar från föreningens bankkonto

Diskutera attestordning inom styrelsen, och protokollför hur utlägg ska godkännas. Vi uppmuntrar att båda firmatecknarna iaf måste attestera utlägg på stora belopp (ni själva bestämmer vilket belopp), för att en person inte ensam ska kunna godkänna större inköp.

Personligt ansvar inom styrelsen

Styrelsen har det yttersta ansvaret för föreningens pengar, men om en styrelseledamot inte sköter sig kan hen bli personligen ansvarig för den skada som drabbat föreningen. I de allra flesta fall uppstår inte situationer där detta är aktuellt men det är bra om ni har koll på vad som gäller i förebyggande syfte.

Ansvaret kan förenklat indelas i tre områden: skadeståndsansvar, straffrättsligt ansvar respektive personligt betalningsansvar.

  • Skadeståndsansvar. Styrelsen eller andra företrädare kan bli skadeståndsskyldiga om det skulle vara så att de med avsikt eller av vårdslöshet orsakar skada mot föreningen eller utomstående. Vanligtvis tas frågan om styrelsens ansvar upp på föreningsårsmötet. Under punkten ”Fråga om ansvarsfrihet” kan medlemmarna ifrågasätta styrelsens sätt att sköta föreningen. Om medlemmarna tycker att hela styrelsen eller enskilda ledamöter har varit oaktsamma och på så sätt orsakat föreningen allvarlig skada, kan mötet besluta att inte bevilja styrelsen eller de enskilda styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Om styrelsen inte får ansvarsfrihet kan föreningen, genom den nyvalda styrelsen, rikta skadeståndsanspråk mot ledamoten enligt skadeståndslagen.
  • Straffrättsligt ansvar. Föreningen är skyldig att följa gällande lagstiftning. Föreningens styrelse är skyldig att se till att brott inte begås i föreningens verksamhet. Föreningen, som en egen juridisk person, kan däremot som huvudregel inte straffas (undantag för så kallad företagsbot); istället riktas ansvaret mot föreningens företrädare eller närmast ansvarig i den aktuella situationen, i det är fallet styrelsen, verksamhetsledare eller enskild frivillig beroende på situation.
  • Personligt betalningsansvar. Det är i första hand föreningen som ansvarar för de skulder som uppkommer i föreningen. Om det mot förmodan skulle vara så att föreningen inte uppfyller kraven på att vara en juridisk person eller att föreningen till exempel saknar egna stadgar så kan styrelseledamöter eller eventuella andra föreningsföreträdare bli personligt ekonomiskt ansvariga. Personalen finns som stöd för att föreningarna aldrig ska hamna i den typen av situation.