Efter föreningsårsmötet

Vad måste göras efter ett föreningsårsmöte?

Håll ert konstituerande styrelsemöte

Under detta möte konstitueras styrelsen, vilket innebär att posterna inom styrelsen fördelas mellan de valda ledamöterna. Ordförande och kassör väljs direkt av årsmötet, men ansvarsfördelningen mellan de andra ledamöterna fördelas under det konstituerande styrelsemötet. Här väljs också firmatecknare, något som är viktigt att protokollföra. Bland bilagorna finns mall på dagordning och protokoll för konstituerande möte.

Uppdatera firmatecknare på banken

När ni hållit ert konstituerande styrelsemöte och alla inblandade skrivit under protokollet är det viktigt att ni kontaktar er bank för att genomföra byte av firmatecknare. Oftast kräver banken protokoll på detta. Hör med just er bank om vilka dokument och regler de har för byte av firmatecknare.

Uppdatera styrelsens kontaktuppgifter i Redy  

Redy är Svenska Röda Korsets och Röda Korsets Ungdomsförbunds centrala medlemsregister. Det är viktigt att ni uppdaterar styrelsens uppgifter i Redy efter varje föreningsårsmöte. Genom Redy får ni centrala utskick och då är det viktigt att det finns korrekt information att hämta där. I avsnittet om Redy går det att läsa om hur en uppdatera och får tillgång till Redy.

Informera föreningens frivilliga och medlemmar

Informera verksamhetsledare och frivilliga om att ni är den nya styrelsen. Tala om vilka ansvarsområden ni har så att de lätt kan kontakta er, kanske skicka med en bild på styrelsen? Skicka också ut information till föreningens medlemmar, varför inte passa på att samtidigt berätta om era planer för året för att eventuellt engagera fler till att bli aktiva! Kom även ihåg att uppdatera kontaktuppgifterna på er lokala hemsida på rkuf.se.

Överlämning från den gamla styrelsen

Överlämning från den avgående styrelsen till den nya styrelsen är väldigt viktigt. Detta för att se till att den nya styrelsen får viktig kunskap om vad som hänt under tidigare år, hur ekonomin ser ut och vad som är planerat för kommande år. Ta hjälp av föreningens egna rutindokument och verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och bokslut. En bra överlämning hjälper er att få kontinuitet i lokalföreningens arbete. Se till att få kontaktuppgifter till verksamhetsgrupper och andra nyckelpersoner så att er kommunikation med de olika verksamhetsgrupperna kan fortsätta utan uppehåll. Det kan även finnas vissa lösenord med mera som kan vara bra att få överlämnat. I kapitel 4 finns checklistor och tips vid överlämning.

Skicka in en kopia av protokollet till personalen. Senast tre veckor efter mötet!

Skicka årsmötesdokument till förbundsstyrelsen

Enligt stadgarna ska kopior av underskrivet årsmötesprotokoll, underskriven verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse skickas till förbundsstyrelsen (styrelsen@rkuf.se) senast den 15 april. Dokumenten är avgörande för om organisationen kan få finansiering för verksamhet eller inte. Det är därför mycket viktigt att ni ser till att göra detta.